Um die Folgen des überall spürbaren Fachkräftemangels und des demografischen Wandels abzufedern müssen Unternehmen Wissensmanagement betreiben.
Der effektive Umgang mit Wissen ist besonders in wissensintensiven Branchen zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor und damit zu einer der wichtigsten Managementaufgaben geworden. Dabei ist das Wissensmanagement als ganzheitliches Konzept im Unternehmen zu etablieren.
Denn Wissen steckt nicht nur in den Köpfen der Mitarbeiter und in Projekten oder Arbeitsabläufen, sondern auch in zahlreichen Unterlagen wie Handbüchern, Dokumentationen, Konzeptionen oder Schulungsmaterialien. Oft werden diese Unterlagen von mehreren Autoren erstellt, was dazu führt, dass zahlreiche mehr oder weniger aktuelle Versionen mit unterschiedlicher Formatierung unstrukturiert auf einem File-Server oder auf verschiedenen Rechnern liegen.

Das von der community4you entwickelte Softwareprodukt comm.editsweb (http://www.community4you.de/de/produkte/dokumentenmanagement-contentmanagement/dms-editsweb/index.html) erfüllt alle Anforderungen eines innovativen, sicheren, wissensbasierten und dokumentgestützten Authoring und Publishing Systems und ist Teil des Wissensmanagements im Unternehmen. Es vereint die Vorteile von Dokumenten Management und Content Management Systemen durch weiterführende Funktionalitäten.

Im Gegensatz zu herkömmlichen Dokumenten Management Systemen liegt der Fokus von comm.editsweb nicht in der Digitalisierung und strukturierten Speicherung aller Schriftstücke, sondern in der Erstellung, Verwaltung und Veröffentlichung komplexer Unterlagen. Dabei werden die unternehmensweiten Unterlagen als Teil des gesamten Wissensschatzes des Unternehmens verstanden. Die Qualität der Unterlagen und somit des Unternehmenswissens wird durch die Integration aller Prozesse in einem System erreicht. Die Vorteile liegen auf der Hand. Das ganzheitliche Konzept bei der Unterlagenerstellung, -verwaltung und -verteilung mit comm.editsweb schafft Transparenz und Zeitersparnis – und damit einen Wettbewerbsvorsprung.

Dezentrale Personalarbeit mit uneinheitlicher Wissensbasis ist mit comm.editsweb Vergangenheit. Die unternehmensweiten Unterlagen werden nicht auf einem File-Server, sondern strukturiert, kategorisiert und zentral in einer verschlüsselten Datenbank abgelegt. Alle Unterlagen, die auf diese Art verwaltet werden, können nach individuellen Kriterien verschiedenen -auch mehreren- Kategorien zugeordnet werden. Dabei entstehen keine Kopien der Dateien. So kann beispielsweise ein Handbuch im Entwicklungsbereich und gleichzeitig in der Kategorie der Marketing- oder Supportabteilung hinterlegt werden. Diese Zuordnung sorgt, erweitert durch verschiedene Suchmechanismen wie integrierte Volltextsuche und strukturierte Suche sowie Schlagwortvergabe, für Transparenz und garantiert, dass jeder Mitarbeiter oder Partner die Informationen findet, die er benötigt.
Der Zugriff auf die Unterlagen erfolgt, entsprechend der individuell verwalteten Zugriffsrechte des Mitarbeiters (zum Beispiel als Autor oder Leser), zentral über das Internet oder das lokale Netzwerk. Auch die Möglichkeit der Zusammenarbeit in verteilten Teams ist vorhanden.

Ferner zeichnet sich comm.editsweb, abhängig von der gewählten Variante, durch eine transparente einstufige oder mehrstufige Versionsverwaltung aus. Alle älteren Versionen der erstellten Unterlagen werden übersichtlich vorgehalten und sind jederzeit abrufbar. Sie werden nicht überschrieben. Änderungen sind dadurch leicht nachvollziehbar. Bei der mehrstufigen Versionierung durchlaufen neue und geänderte Inhalte zunächst verschiedene Qualitätssicherungsstufen. Der in comm.editsweb integrierte Prüf- und Freigabeworkflow stellt sicher, dass die Unterlagen erst nach Überprüfung durch eine verantwortliche Stelle freigegeben und versioniert werden. Abgelehnte Dokumente werden an den Autor zur erneuten Bearbeitung zurückgewiesen.

comm.editsweb schafft nicht nur transparentes Unternehmenswissen, sondern setzt auch auf modulare Unterlagenerstellung. So werden Layout, Struktur und Inhalt getrennt voneinander gepflegt. Das Design wird einmalig CI-konform angelegt, Strukturen werden entsprechend der Unternehmensstandards erstellt und Inhalte in kleinstmöglichen sinnvollen Einheiten verwaltet, modular in einer Datenbank abgelegt und bei Bedarf zu kompletten Unterlagen zusammengeführt. Dabei kann jede Einheit (Kapitel, PPT-Folie) auf einfache Weise in verschiedenen Unterlagen integriert und somit wiederverwendet werden.
Müssen Dateien aktualisiert werden, zum Beispiel weil sich die Telefonnummer geändert hat oder eine neue Schriftart verwendet werden soll, geschieht dies in allen Dokumenten und Präsentationen automatisch. comm.editsweb pflegt auch alle Änderungen zentral.

Eine Besonderheit von comm.editsweb ist, dass sowohl Layouter als auch Autoren mit den gewohnten Office-Programmen (Word, PowerPoint) arbeiten. Dadurch wird der Einarbeitungsaufwand stark minimiert. Die Autoren können sich komplett auf den Inhalt konzentrieren und müssen sich keine Gedanken über Formatierungen machen. comm.editsweb sorgt für Unterlagen, die dem Unternehmensstandard entsprechen. Auf Wunsch können die verfügbaren Formatierungsoptionen in Word oder PowerPoint für den Autor einfach ausgeblendet oder um spezifische Unternehmensfunktionen (Tabellen, Aufzählungszeichen) erweitert werden. Dies stellt ein einheitliches Erscheinungsbild aller Unterlagen sicher.

Versionierte und somit freigegebene Unterlagen können direkt aus comm.editsweb heraus veröffentlicht werden. So können Schulungsunterlagen oder Handbücher zum Beispiel auf einer Webseite publiziert oder mit nur einem Mausklick ein Druckauftrag an einen externen Dienstleister gesendet werden.

Besonders wissensintensive Unternehmen, die komplexe Unterlagen erstellen, verwalten und publizieren profitieren von comm.editsweb. Das Authoring und Publishing System unterstützt den kompletten Workflow der Unterlagenerstellung bis hin zur Veröffentlichung und verfügt über Schnittstellen, die die Integration anderer Anwendungen ermöglichen. Die open-EIS Plattform, eine starke Enterprise-Technologie als Integrationsplattform, bildet die Grundlage des hochperformanten, flexiblen Authoring und Publishing Systems comm.editsweb, das alle Vorteile moderner Wissens Management Systeme vereint und Unternehmen auch in der Zukunft einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil sichert.

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